Statuts
Le flux de statuts modélise le cycle de vie de vos objets. Définissez les étapes que traversent vos données et les transitions autorisées entre chaque étape.
Introduction
Chaque objet dans Miel peut avoir un flux de statuts qui définit les différents états possibles et les passages autorisés entre ces états. C'est une machine à états : vous décidez des chemins que vos données peuvent emprunter.
Par exemple, une facture peut passer par les statuts suivants :
Analogie
Pensez au flux de statuts comme à un parcours fléché : chaque statut est une étape, et les transitions sont les flèches qui indiquent les chemins possibles. Depuis sa fiche, un objet avance le long des flèches que vous avez tracées.
Caractéristiques d'un statut
La fenêtre « Créer un nouveau statut » (ou « Modifier le statut ») règle les propriétés suivantes :
| Propriété | Description |
|---|---|
| « Nom technique » | Identifiant interne du statut, définitif une fois créé |
| « Libellé affiché » | Nom affiché dans l'interface aux utilisateurs |
| « Couleur du statut » | Couleur visuelle pour identifier rapidement le statut |
| « Passage manuel uniquement » | Marque le statut comme posé à la main ; l'écran le décrit ainsi : « Si activé, seuls les utilisateurs peuvent affecter ce statut manuellement. Sinon, le statut peut être affecté automatiquement par des automatisations. » Sur le diagramme, les transitions vers ce statut s'affichent « Manuel » (trait plein) |
| « Utilisateurs et groupes autorisés » | Section « Permissions » : les utilisateurs et groupes autorisés à affecter ce statut. Laissé vide, tous les utilisateurs de l'organisation le peuvent (encadré « Permissions par défaut »). Les autres voient ce statut grisé sur la fiche |
Les transitions entre statuts ne se règlent pas dans cette fenêtre : elles se tracent sur le diagramme (voir le diagramme du flux).
Couleurs disponibles
Les couleurs permettent d'identifier visuellement les statuts dans l'interface. Voici les couleurs disponibles et leur usage recommandé :
Violet
En cours, en traitement
Bleu
Informatif, planifié
Vert
Validé, terminé, succès
Jaune
En attente, avertissement
Orange
À vérifier, en retard
Rouge
Bloqué, erreur, urgent
Aucune
Valeur par défaut : brouillon, non commencé
Les transitions
Les transitions définissent les passages autorisés entre les statuts. Elles sont la colonne vertébrale de votre flux.
Les transitions sont directionnelles
Autoriser le passage de "Brouillon" vers "Validée" ne signifie pas que le retour de "Validée" vers "Brouillon" est automatiquement autorisé. Chaque direction doit être configurée explicitement.
Plusieurs chemins possibles
Un statut peut avoir plusieurs transitions sortantes. Par exemple, depuis "En attente", vous pourriez autoriser le passage vers "Validée" et vers "Annulée".
Attention
L'option « Passage manuel uniquement » d'un statut n'ouvre pas de passage hors du flux, et ne bloque pas à elle seule une automatisation : une action « Modifier le statut » qui vise ce statut l'affecte quand même. Pour un statut qui exige une décision humaine (une validation, une annulation), activez l'option et ne le faites poser par aucune automatisation.
Règles du flux
Voici les règles fondamentales qui gouvernent le fonctionnement d'un flux de statuts :
- Une fiche reçoit automatiquement le statut de départ du flux lors de sa création.
- Les transitions définissent les passages autorisés entre les statuts.
- Les transitions ne sont pas forcément bidirectionnelles : vous pouvez autoriser A → B sans autoriser B → A.
- Un statut en « Passage manuel uniquement » se lit « Manuel » sur le diagramme : c'est un repère pour vos équipes, pas un verrou contre les automatisations.
- Un statut dont les « Utilisateurs et groupes autorisés » sont renseignés n'est proposé qu'à eux : pour les autres, il apparaît grisé sur la fiche. C'est une aide de l'interface ; pour restreindre le changement de statut d'un objet, utilisez le droit « Statut » de l'action « Modifier les permissions ».
Bon à savoir
Les transitions guident le bouton de statut de la fiche : il ne propose que les statuts que le flux autorise depuis le statut actuel. La vue Kanban, elle, permet de déposer une fiche dans n'importe quelle colonne.
Le diagramme du flux
L'écran Statuts affiche votre flux sous forme d'un diagramme interactif. Ce diagramme rend la configuration intuitive, même pour les flux complexes.
Depuis le diagramme, vous pouvez :
- Créer de nouveaux statuts avec « Ajouter un statut »
- Connecter deux statuts en les reliant sur le diagramme pour créer une transition
- Supprimer une transition sélectionnée avec la touche Suppr
- Modifier les propriétés d'un statut en l'ouvrant, ou le supprimer
- Réorganiser le flux pour redisposer les statuts sur le diagramme
La légende du diagramme distingue le « Point de passage » (un statut), une transition « Manuel » (trait plein) et une transition « Automatique » (pointillé).
Bon à savoir
L'écran affiche le nombre total de statuts du flux pour vous aider à garder une vue d'ensemble. Un flux avec trop de statuts peut devenir difficile à gérer : visez la simplicité.
Exemple complet
Voici un exemple de flux de statuts pour un objet Bon de commande :
Brouillon
Couleur « Aucune ». Le bon est en cours de rédaction.
→ En attente de validation
En attente de validation
Le bon est soumis au responsable pour validation.
→ Validé, Refusé
Validé
Le bon est approuvé et peut être envoyé au fournisseur.
→ Envoyé, Annulé
Refusé
Le bon est rejeté. Il peut être corrigé et resoumis.
→ Brouillon
Envoyé
Le bon a été transmis au fournisseur.
→ Reçu, Annulé
Reçu
La commande a été livrée. Fin du cycle.
Annulé
Le bon a été annulé. « Passage manuel uniquement », et aucune automatisation ne le pose : l'annulation reste une décision humaine.
Prochaine étape
Votre flux de statuts est en place. Automatisez maintenant des actions en réponse aux changements de statut grâce aux automatisations d'objet.