Permissions
La sécurité de vos données est essentielle. Miel vous permet de contrôler finement qui peut accéder à quoi, depuis la configuration jusqu'aux permissions dynamiques sur chaque objet.
Accès à la configuration
L'entrée Configuration se trouve dans le bloc « Espace d'administration » du menu utilisateur, visible des membres qui ont la permission « Accéder à la console administrateur ». Ce que chacun peut y faire dépend ensuite de deux permissions du module « Configuration » (onglet « Administration » de la grille des rôles), portées par un rôle ou un groupe :
- « Consulter la configuration de l'organisation » : ouvrir les écrans de configuration en lecture, sauf Traits, Automatisations, Fiche objet, Formulaire objet, Raccourcis et les dashboards d'un espace, qui indiquent alors qu'ils se règlent par les membres qui peuvent modifier la configuration ; Comptabilité et Ressources humaines demandent en plus leur propre droit (ci-dessous)
- « Modifier la configuration de l'organisation (accorde aussi sa consultation) » : créer, modifier ou supprimer des objets, des champs, des traits, des statuts, des automatisations, la fiche et le formulaire, des exports PDF, les espaces, leur navigation, leurs dashboards et leurs raccourcis
Ces permissions s'attribuent dansAdministration › Gestion des rôles. L'option « Accès total » d'un rôle accorde tous les droits, y compris ceux-ci.
Attention
Les modifications de configuration impactent tous les utilisateursde votre organisation. Communiquez avec votre équipe avant d'effectuer des changements importants (ajout/suppression de champs, modification de flux, etc.).
Droits des modules
Deux modules du menu Configuration ont leur propre permission, dans l'onglet « Administration » de la grille des rôles ; leur entrée de menu n'apparaît qu'aux membres qui la détiennent :
| Écran | Permission |
|---|---|
| Comptabilité | « Configurer la connexion comptable » (module « Comptabilité ») |
| Ressources humaines | « Configurer le référentiel RH (régimes, politiques d'absence, jours fériés) » (module « Ressources humaines ») |
Les écrans Facturation électronique etFormulaires web suivent les deux permissions de configuration ; l'écran Raccourcis n'apparaît qu'aux membres qui peuvent modifier la configuration.
Envoyer un document chez le cabinet, depuis sa fiche ou en reprenant une ligne de la supervision, demande une autre permission, « Envoyer des écritures en comptabilité » (voirComptabilité).
Accès aux espaces
L'onglet « Espaces » de la grille des rôles porte, pour chaque espace, « Accéder à l'espace … » et « Accéder aux rapports de l'espace … ». Sans le second, l'élément de navigation « Reporting » de l'espace n'apparaît pas (voir Espaces et navigation). Les droits par type d'objet (voir, créer, modifier, supprimer…) se règlent dans l'onglet « Objets » de la même grille : ils sont décrits dansAdministration › Gestion des rôles.
Permissions sur les champs
Certains champs disposent de restrictions de configuration qui protègent l'intégrité du système :
Champs non supprimables
Ces champs ne peuvent pas être retirés de l'objet. C'est le cas des champs système (Statut, Étiquettes, Assigné à...) et des champs fournis par un trait.
Champs fournis par un trait
La fenêtre du champ l'indique : « Champ fourni par le trait « … ». Son identifiant et son type sont fixés par le contrat ; son nom d'affichage et le reste vous appartiennent », le trait y étant nommé par son libellé. Fixés par le trait : l'identifiant et le type, et le paramétrage spécifique quand le trait en impose un ; le champ ne peut pas être supprimé. À vous : le nom, la description, le réglage « Étiquette » du champ et la lecture seule ; « Requis » aussi, sauf quand le trait exige la saisie du champ (voir Traits).
Statuts réservés
Dans la fenêtre d'un statut, la section « Permissions » porte les « Utilisateurs et groupes autorisés » à affecter ce statut. Laissé vide, tous les utilisateurs de l'organisation le peuvent. Pour les autres, le statut apparaît grisé sur la fiche : c'est une aide de l'interface. Pour restreindre réellement le changement de statut d'un objet, utilisez le droit « Statut » des permissions dynamiques ci-dessous (voir Statuts).
L'option « Passage manuel uniquement » d'un statut ne restreint personne : elle marque le statut comme posé à la main sur le diagramme du flux, et ne bloque pas une automatisation qui le vise.
Permissions dynamiques via les automatisations
La fonctionnalité la plus puissante du système de permissions est la capacité de modifier les droits dynamiquement grâce aux automatisations d'objet. L'action « Modifier les permissions » permet de changer finement les droits d'accès sur un objet en fonction de son état ou de ses données.
Permissions contrôlables
| Permission | Description |
|---|---|
| « Lecture » | Qui peut consulter l'objet ; son créateur et les personnes qui y sont assignées le consultent toujours |
| « Modification » | Qui peut modifier les champs de l'objet |
| « Suppression » | Qui peut supprimer l'objet |
| « Statut » | Qui peut modifier le statut de l'objet |
| « Priorité » | Qui peut modifier la priorité de l'objet |
| « Assignation » | Qui peut assigner l'objet à des utilisateurs ou des groupes |
| « Étiquettes » | Qui peut ajouter ou retirer des étiquettes sur l'objet |
| « Export » | Qui peut exporter l'objet |
| « Notes des autres » | Qui peut modifier et supprimer les notes écrites par d'autres sur l'objet |
| « Tâches des autres » | Qui peut modifier et supprimer les tâches créées par d'autres sur l'objet |
Chaque permission s'attribue à des utilisateurs et des groupes. Laissez vides celles que vous ne souhaitez pas modifier.
Bon à savoir
Les permissions dynamiques restreignent les droits que donnent les rôles ; elles n'en accordent jamais. Un utilisateur listé dans « Suppression » ne peut supprimer l'objet que si son rôle l'autorise déjà sur ce type d'objet.
Verrouillages
Deux paires d'actions d'automatisation verrouillent un objet pour tous les utilisateurs, sans liste de personnes :
- « Verrouiller la modification » / « Déverrouiller la modification » : les utilisateurs ne peuvent plus modifier ni supprimer l'objet ; son statut, lui, reste modifiable par qui détient le droit « Statut » ;
- « Verrouiller la création d'enfants » / « Déverrouiller la création d'enfants » : les utilisateurs ne peuvent plus créer d'objets qui référencent celui-ci (le bouton de création d'enfant de sa fiche, par exemple).
Ces verrous visent les utilisateurs : les automatisations, elles, continuent de mettre l'objet à jour (voir Automatisations d'objet).
Exemple complet
Voici un scénario typique de gestion des permissions pour un processus de validation de factures :
Étape 1 : Facture en brouillon
Automatisation : « À la création » de la facture
Permissions : « Suppression » restreinte au groupe "Comptabilité" ; la modification reste ouverte.
Étape 2 : Facture réglée sans date de règlement
Automatisation : « Au changement de statut »
Condition : La facture passe au statut « Réglée » sans date de règlement renseignée
clientInvoice.status === "sold" && !clientInvoice.paymentDate.exists()Permissions : « Modification » restreinte au groupe "Direction", « Export » au groupe "Comptabilité".
Étape 3 : Facture réglée
Automatisation : « Au changement de statut », quand le statut passe à « Réglée » avec sa date de règlement
Action : « Verrouiller la modification ». La facture se consulte et s'exporte toujours, mais aucun utilisateur ne la modifie ni ne la supprime plus ; son statut reste modifiable par qui détient le droit « Statut ».
Récapitulatif
Configuration
Deux permissions : consulter, modifier ; deux modules avec leur propre droit (Comptabilité, Ressources humaines).
Champs et statuts
Les champs système et les champs fournis par un trait sont protégés contre la suppression ; un statut peut être réservé à des utilisateurs et groupes.
Dynamique
Les automatisations d'objet restreignent 10 droits sur un objet, par utilisateur ou par groupe, et peuvent le verrouiller.
Et ensuite ?
Vous avez parcouru la configuration des objets, de leurs écrans et de leurs automatisations. Vous êtes maintenant prêt à adapter votre organisation à votre activité ; la vue d'ensemble vous ramène à chaque sujet.