Comptabilité

Connectez le logiciel de votre expert-comptable : Miel lui transmet les écritures de vos factures, avoirs et dépenses, avec leurs pièces justificatives.

Le module Comptabilité

L'écran Comptabilité de la Configuration est réservé aux personnes qui ont la permission « Configurer la connexion comptable » ; l'entrée n'apparaît dans le menu que pour elles. Il réunit cinq onglets, en deux familles :

Onglet	Légende	Ce que vous y faites
« Connexions »	« Logiciels branchés »	Relier une entité au dossier que votre cabinet tient dans son logiciel (cette page)
« Mappings »	« Comptes et journaux »	Dire, pour chaque type de document, quels comptes et quel journal reçoivent son écriture (Mappings comptables)
« Supervision »	« Ce qui part, et bloque »	Suivre chaque écriture mise en file et reprendre ce qui a échoué
« Prévisualisation »	« Vérifier avant d'envoyer »	Voir l'écriture que produirait un document réel, sans rien envoyer
« Reprise »	« Envoyer le passé »	Envoyer des documents antérieurs à la date de début de reprise

« Supervision », « Prévisualisation » et « Reprise » n'apparaissent qu'une fois une première connexion créée ; elles sont décrites dans la pageSuivi comptable.

Le parcours, dans l'ordre

Préparer l'accès dans le logiciel du cabinet (voir la section du logiciel ci-dessous).
Créer la connexion : logiciel, identifiants, dossier, périmètre.
Configurer un mapping par type d'écriture, le vérifier en prévisualisation, puis l'activer.
Envoyer : depuis la fiche d'un document, ou par une automatisation.
Suivre les envois dans la supervision.

Rien ne part chez le cabinet tant qu'aucun mapping n'est activé.

Avant de commencer

Réunissez trois éléments :

l'accès au dossier chez le cabinet : une clé ou un jeton propre au logiciel, à préparer comme l'indique sa section (MyUnisoft,Pennylane) ;
l'établissement de Miel qui correspond à l'entité juridique de ce dossier (Administration › Établissements) ;
les espaces dont les documents partiront vers ce dossier.

Une connexion relie un établissement à un dossier. Si vous avez plusieurs entités tenues chacune dans son dossier, créez une connexion par entité.

Connecter un logiciel

Dans l'onglet « Connexions », cliquez sur « Connecter un logiciel comptable »(ou « Connecter un logiciel » quand une connexion existe déjà). La fenêtre « Connecter un logiciel comptable » vous guide en quatre étapes :

Étape	Ce que vous renseignez
« Logiciel »	Le logiciel du cabinet, le « Nom de la connexion » (obligatoire) et le « Cabinet » (facultatif)
« Identifiants »	La clé ou le jeton que le logiciel attend, puis le test de la connexion
« Dossier »	Le dossier de votre entité chez le cabinet et, si le logiciel le gère, l'axe analytique de vos projets
« Périmètre »	L'« Établissement », le « Début de reprise » et les « Espaces servis »

1. Logiciel

Chaque logiciel proposé apparaît en tuile, avec ce qu'il faudra aller chercher chez lui (« Il vous faudra : … »). Les logiciels proposés dépendent de votre offre. Donnez ensuite un « Nom de la connexion », qui la désigne partout dans Miel (par exemple « Comptabilité du siège »), et, si vous le souhaitez, le nom du « Cabinet »pour vous y retrouver.

2. Identifiants

L'étape affiche les champs propres au logiciel choisi : leur libellé et l'aide qui les accompagne sont détaillés dans la section de chaque logiciel. Les champs secrets sont masqués à la saisie.

Tant que la connexion n'a pas été testée, le bouton « Tester la connexion »remplace « Suivant ». Le test interroge le logiciel avec vos identifiants :

réussi, il affiche le dossier atteint (« Dossier « … » atteint. ») et vous passez à l'étape suivante ;
refusé, il dit pourquoi et, quand le logiciel le permet, liste les faits utiles : les droits qui manquent à la clé, ou le dossier qu'elle ouvre à la place de celui attendu ;
si vous modifiez un identifiant après un test, l'écran le signale (« Identifiants modifiés depuis le dernier test : testez à nouveau la connexion pour continuer. »).

3. Dossier

Le test réussi a déjà lu les dossiers que la clé ouvre ; le bouton « Charger les dossiers » n'apparaît que si cette lecture a échoué, ou en modification sans nouvelle clé. Une clé ouvre le plus souvent un seul dossier : il est alors retenu d'office (« C'est le seul dossier auquel votre clé donne accès : il a été récupéré automatiquement. »). Sinon, choisissez dans la liste le dossier qui correspond à votre entité. Si la clé n'en ouvre aucun, l'écran vous invite à demander au cabinet une clé rattachée au dossier de votre entité.

Quand le logiciel gère l'analytique, un bloc « Vos projets dans la comptabilité »s'ajoute : votre cabinet classe ses écritures par axes analytiques (projets, chantiers, agences…), et vous choisissez celui où Miel range vos codes projet. Les axes ne sont lus qu'une fois la connexion créée : à la création, l'écran l'annonce, et vous choisissez l'axe ensuite par « Modifier », dans le sélecteur « Axe du dossier qui reçoit vos codes projet ». Le choix « Aucun » fait partir les écritures sans section analytique.

4. Périmètre

Champ	Rôle
« Établissement »	Obligatoire. L'entité dont les écritures partent vers ce dossier. Il ne se change plus après la création.
« Début de reprise »	Obligatoire, aujourd'hui par défaut. Aucun document antérieur à cette date ne part par automatisation ; l'onglet « Reprise » reste le seul chemin pour envoyer le passé.
« Espaces servis »	Les espaces dont les documents partent par cette connexion. Un espace n'a qu'une connexion : deux écriraient dans deux dossiers.

Si un espace choisi est déjà servi par une autre connexion, même suspendue, l'écran la nomme et propose de l'en « Détacher », ou de retirer l'espace de votre sélection. Terminez par « Créer la connexion ».

Attention

Une connexion sans espace servi ne met rien en file : sa carte l'indique (« Aucun espace rattaché : rien ne sera mis en file »).

Gérer une connexion

Chaque connexion apparaît en carte, aux couleurs de son logiciel : son nom, le cabinet et le dossier, les espaces servis, la date de dernière lecture du référentiel du cabinet (comptes, journaux, tiers…) et, si le logiciel gère l'analytique, l'axe choisi. Son état est résumé par une pastille :

État	Signification
« Active »	Les écritures partent
« Suspendue »	Plus rien ne part, la file attend la réactivation
« Clé à saisir »	La clé a été effacée : saisissez-en une par « Modifier » pour réactiver la connexion
« Dossier à choisir »	Aucun dossier n'est retenu
« En pause jusqu'à … »	Le logiciel a demandé de ralentir : les envois reprennent d'eux-mêmes à la fin de la pause, rien à faire

Les boutons de la carte, au survol :

« Relire le référentiel du dossier » : relit chez le cabinet les comptes, journaux et axes, par exemple après la création d'un compte ;
« Modifier la connexion » : rouvre l'assistant. Le logiciel et l'établissement ne se changent plus ;
« Détacher un espace de cette connexion » ;
« Suspendre : plus rien ne part, la file attend », puis « Réactiver les envois » ;
« Effacer la clé et suspendre la connexion » ;
« Supprimer la connexion » : refusée dès que la connexion a envoyé ou mis en file des documents, dont l'historique doit rester ; suspendez-la plutôt.

Identifiants enregistrés

Miel ne réaffiche jamais une clé enregistrée. En modification, les champs d'identifiants restent vides avec la mention « Inchangé, saisissez une valeur pour le remplacer » : laissez-les vides pour n'y pas toucher. Saisir une nouvelle valeur remplace tous les identifiants de la connexion et demande un nouveau test.

« Effacer la clé » la retire de Miel et suspend la connexion : plus rien ne part chez le cabinet, l'historique de ce qui est déjà parti reste consultable, et saisir une nouvelle clé par « Modifier » réactive la connexion. Pour couper l'accès côté logiciel, révoquez aussi la clé chez le cabinet.

Les logiciels proposés

Miel se connecte aujourd'hui à MyUnisoft et à Pennylane, selon votre offre : l'étape « Logiciel » ne montre que les logiciels proposés par votre environnement Miel. Les deux se connectent dossier par dossier et partagent ces règles :

Miel envoie des écritures, une par document, avec ses pièces justificatives ;
Miel ne crée jamais rien chez le cabinet : ni compte, ni journal, ni tiers. Les comptes doivent exister dans le dossier, et un client ou un fournisseur y est un compte 411… ou 401… : son « Code auxiliaire » dans Miel est ce numéro de compte entier (voirMappings comptables) ;
seuls les établissements tenus en euros peuvent être connectés ;
la section analytique d'un projet ne se pose que sur les lignes de comptes de charges et de produits (classes 6 et 7).

MyUnisoft

Proposé selon votre offre. La connexion se fait dossier par dossier : une clé d'accès ouvre un seul dossier client.

À préparer dans MyUnisoft

Le cabinet génère, dans MyUnisoft, une clé d'accès pour le dossier de votre entité : Paramètres › Connecteurs dossier, carte de Miel, « Générer ».
Il vous la transmet par un canal sûr. Ne la collez nulle part ailleurs que dans la fenêtre de connexion de Miel.
Demandez au cabinet de créer les comptes 411… de vos clients et 401… de vos fournisseurs qui manqueraient : un tiers absent du dossier bloque l'écriture.
Si vous voulez retrouver vos projets dans la comptabilité, demandez au cabinet d'activer l'analytique sur le dossier et de vous dire sur quel axe il classe vos projets.

Une clé générée au niveau du cabinet, qui ne désigne aucun dossier, est refusée au test.

Dans l'assistant

Étape	Ce que vous voyez
« Logiciel »	La tuile MyUnisoft : « Il vous faudra : clé d'accès au dossier »
« Identifiants »	Un seul champ, « Clé d'accès au dossier », masqué et obligatoire
« Dossier »	Le dossier de la clé, retenu d'office ; le bloc « Vos projets dans la comptabilité » pour l'axe analytique

Ce qui part

l'écriture de chaque document, dans le journal et sur les comptes de son mapping ;
ses pièces justificatives : PDF, images et documents bureautiques courants, dont le PDF de la facture de vente quand le mapping le désigne ;
la section analytique du projet, sur l'axe choisi, quand le mapping transmet un code projet.

Limites à connaître

le libellé d'une écriture tient en 50 caractères : au-delà, il est raccourci. Le numéro de pièce tient en 25 caractères alphanumériques : Miel retire les autres caractères et, s'il reste trop long, refuse l'écriture. La prévisualisation montre les deux ;
si l'analytique n'est pas activée sur le dossier, l'écran l'indique (« L'analytique n'est pas activée chez le cabinet : vos codes projet ne partent pas en analytique. ») ;
pour couper l'accès, le cabinet révoque la clé dans MyUnisoft (Paramètres › Connecteurs dossier).

Pennylane

Proposé selon votre offre. La connexion se fait entreprise par entreprise : un jeton (token) Pennylane ouvre une seule entreprise, dont la comptabilité doit être française.

À préparer dans Pennylane

Générez un token sur l'entreprise à connecter. L'écran de Miel rappelle le chemin sous le champ :

Dans Pennylane : Paramètres › Connectivité › Développeurs › Générer un token, droits « Lecture et écriture », expiration 12 mois ou illimitée.

Un token en lecture seule ne suffit pas : le test de la connexion nomme les droits qui manquent. À l'expiration du token, les envois s'arrêtent : saisissez un nouveau token par « Modifier ».

Faites aussi préparer par le cabinet :

les comptes 411… de vos clients et 401… de vos fournisseurs qui manqueraient : un tiers absent bloque l'écriture ;
pour l'analytique, les codes analytiques, à activer dans les paramètres avancés de l'entreprise Pennylane, et une catégorie par projet, dont le code analytique est le code projet de Miel.

Dans l'assistant

Étape	Ce que vous voyez
« Logiciel »	La tuile Pennylane : « Il vous faudra : token API Pennylane »
« Identifiants »	Un seul champ, « Token API Pennylane », masqué et obligatoire, avec l'aide ci-dessus
« Dossier »	L'entreprise du token, retenue d'office ; le bloc « Vos projets dans la comptabilité » pour l'axe analytique

Ce qui part

l'écriture de chaque document (Miel n'y crée pas de facture), avec pour numéro de pièce la référence Miel du document, « MIEL-… », que la supervision affiche en « Référence Miel » ;
une pièce justificative par écriture : PDF ou image (PNG, JPEG, TIFF, BMP, GIF) ;
la section analytique du projet : dans Pennylane, un axe est un groupe de catégories, et le projet est la catégorie dont le code analytique est son code projet.

Limites à connaître

une seule pièce par écriture : les suivantes sont refusées. La ligne de la supervision reste « Envoyé », et son détail montre la pièce « Refusée » ;
au plus 20 lignes portant un code projet par écriture : au-delà, l'écriture est refusée avant son envoi, et la supervision le dit dans « Ce qui bloque » ;
pour couper l'accès, révoquez le token dans Pennylane.

Envoyer un document

Une fois un mapping activé, un document part chez le cabinet de deux façons :

depuis sa fiche, par le bouton « Envoyer en comptabilité ». Il apparaît de lui-même sur les documents qu'un mapping actif décrit, dans un espace servi par une connexion, pour les personnes qui ont la permission « Envoyer des écritures en comptabilité ». Quand le document peut porter deux types d'écriture, le bouton demande lequel (« Envoyer en note de frais », par exemple) ;
par une automatisation, avec l'action « Envoyer en comptabilité » (voirAutomatisations d'objet).

Le document est mis en file (« Mis en file » ; « Déjà en file » s'il y attend déjà) et part à la prochaine passe. Sa fiche affiche ensuite où il en est, et un document en erreur se renvoie par « Renvoyer en comptabilité ». Quand la connexion ou le mapping est suspendu, le bouton l'indique (« Envoi suspendu »).

Bon à savoir

Un document antérieur au « Début de reprise » de la connexion ne part ni par le bouton ni par une automatisation : la comptabilité de cette période existe déjà chez le cabinet. Pour l'envoyer quand même, utilisez l'onglet « Reprise » (Suivi comptable).

Prochaine étape

Votre logiciel est connecté. Dites maintenant quels comptes et quel journal reçoivent chaque type de document.

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