Mappings comptables
Un mapping dit, pour un type de document, quels comptes et quel journal reçoivent son écriture, et où lire ses montants. Rien ne part tant qu'il n'est pas activé.
Qu'est-ce qu'un mapping ?
Vos factures, avoirs et dépenses sont des objets de Miel, avec vos propres champs. Pour en tirer une écriture comptable, Miel doit savoir où lire la date, les montants et le tiers, et sur quels comptes et quel journal les passer. C'est le rôle du mapping, réglé dans l'onglet « Mappings » de l'écranComptabilité, connexion par connexion (un sélecteur de connexion apparaît quand vous en avez plusieurs).
Un mapping associe un type d'écriture à un type de document, c'est-à-dire un de vos types d'objet. Un même type de document peut porter deux types d'écriture : une dépense réglée par carte et un frais remboursé au salarié, par exemple.
Les six types d'écriture
L'onglet liste les six types d'écriture, avec le journal attendu pour chacun :
| Type d'écriture | Journal attendu | Compte de contrepartie |
|---|---|---|
| « Facture de vente » | vente | « Compte de produit » |
| « Avoir de vente » | vente | « Compte de produit » |
| « Facture d'achat » | achat | « Compte de charge » |
| « Avoir d'achat » | achat | « Compte de charge » |
| « Note de frais » | opérations diverses | « Compte de charge » |
| « Dépense carte bancaire » | trésorerie | « Compte de charge » |
Chaque type peut aussi recevoir un « Journal », un « Compte de tiers », un « Compte de TVA » et un « Code projet (section analytique) ». Un type sans mapping l'indique (« Aucun type de document n'est décrit pour ce type d'écriture. ») et propose le bouton « Configurer », qui n'apparaît que tant que le type n'a aucun mapping ; un mapping existant est « Actif » ou « Suspendu ».
L'assistant de mapping
« Configurer » ouvre l'assistant (« Configurer Facture de vente », par exemple), en quatre étapes que vous pouvez parcourir dans l'ordre ou en cliquant sur leur titre :
| Étape | Ce que vous réglez |
|---|---|
| « Type & objet » | Le type d'écriture et le type de document |
| « Désignations » | Les champs du document où lire la date, les montants, le tiers, les pièces et le code projet |
| « Comptes & journaux » | Le journal et les comptes, constants ou variables |
| « Libellé » | Le libellé de l'écriture et l'activation du mapping |
1. Type & objet
Choisissez le « Type d'écriture » et le « Type de document »(obligatoire). Les deux forment l'identité du mapping : ils ne se changent plus ensuite.
Miel peut alors proposer des comptes et une propriété de date, d'après le référentiel du cabinet et le plan comptable en usage. Rien n'est appliqué d'office : cliquez sur « Appliquer la proposition » pour la reprendre, puis relisez-la.
2. Désignations
Désignez, pour chaque information, le champ du document qui la porte :
| Bloc | Champs |
|---|---|
| En tête | « Date d'écriture » (obligatoire : elle décide de l'exercice d'imputation, souvent la date de facture), « Numéro de pièce » (omis, le journal numérote lui-même quand il le sait), « Échéance » (facultative) |
| « Montants » | « Total TTC » (obligatoire, le montant qui fait foi), « Liste de lignes » (omise, le document est sa propre ligne unique), « Base HT » (obligatoire), « Taux de TVA », « Montant de TVA » |
| « Fiche tiers » | Avec « Désigner un tiers » : « Référence vers le tiers » (obligatoire), « Pays du tiers », « N° de TVA intracommunautaire », « Code auxiliaire » |
| « Pièces et analytique » | « Pièces justificatives », « PDF de la facture » (ventes), « Champ du code projet (document) », « Champ du code projet (ligne) » |
- Tiers. Pour les factures et avoirs de vente et d'achat, le « Pays du tiers » est obligatoire : la territorialité de la TVA s'en déduit (« France », « DOM », « UE B2B, autoliquidation », « UE B2C » ou « Hors UE, exonération », affichée par la prévisualisation), sans régime France par défaut. Le « Code auxiliaire » est le code du tiers chez le cabinet ; il doit y exister, Miel n'en crée jamais. Avec MyUnisoft et Pennylane, c'est le numéro de compte entier du tiers (411… pour un client, 401… pour un fournisseur) : désignez un champ de la fiche tiers qui le porte. Une note de frais à compte constant peut se passer de tiers.
- TVA. Désignez un « Taux de TVA » ou un « Montant de TVA », jamais les deux ; les deux omis, le document part sans TVA.
- PDF de la facture. Pour une vente, choisissez l'export PDF qui rend la facture : il est joint à l'écriture. Une facture électronique déjà déposée part à sa place. Sans export désigné, l'écran prévient que les factures partiront sans leur PDF.
- Code projet. Le champ doit porter le code du projet, transmis tel quel comme section analytique ; une référence d'objet est refusée. Pour un document multi-projets, désignez le champ de la ligne.
3. Comptes & journaux
Chaque cible (« Journal », « Compte de produit », « Compte de charge », « Compte de TVA », « Compte de tiers », « Code projet (section analytique) ») se règle selon deux modes :
| Mode | Fonctionnement | Exemple |
|---|---|---|
| « Constante » | Une seule valeur pour tous les documents : un code de journal ou un numéro de compte | Toutes les ventes au journal VT |
| « Variable » | La valeur dépend d'un « Champ source » de type « Liste déroulante », pris « Du document » ou « De la ligne » : Miel affiche une ligne par valeur de la liste, et vous saisissez la valeur comptable en face de chacune | Un champ « Activité » : Conseil → 706100, Formation → 706200 |
Les valeurs proposées viennent du référentiel de votre cabinet. Un compte qui n'y figure pas reste saisissable : il est seulement signalé (« hors référentiel »). Les boutons sous « Ajouter : » ajoutent une cible que le type d'écriture accepte.
4. Libellé
Par défaut, Miel compose le libellé de l'écriture à l'enregistrement : le type d'écriture, le numéro de pièce et le nom du tiers. « Écrire ma propre formule » ouvre le champ « Formule de libellé », qui accepte une formule (voirFormules).
Allumez enfin l'interrupteur « Activer ce mapping » si les écritures doivent partir dès maintenant, puis cliquez sur « Créer le mapping ». S'il reste des points à corriger, l'assistant les liste avant d'enregistrer.
Conseil
Créez le mapping sans l'activer, vérifiez-le sur quelques documents réels en prévisualisation, puis activez-le.
Gérer les mappings
Chaque mapping de la liste propose :
- « Prévisualiser » : ouvre l'onglet « Prévisualisation » sur ce mapping (voirSuivi comptable) ;
- « Modifier » : rouvre l'assistant, pré-rempli ;
- « Activer » / « Désactiver » : un mapping suspendu n'envoie rien, et les documents déjà en file pour lui attendent sa réactivation ;
- la suppression (icône de corbeille).
Des pastilles signalent ce qui mérite un regard : « … valeur(s) hors référentiel » quand un compte saisi n'existe pas chez le cabinet, « Factures sans PDF » quand un mapping de vente ne désigne aucun export PDF.
Projets et analytique
Un mapping transmet un code projet par le champ du code projet (document ou ligne) ou par la cible « Code projet (section analytique) ». La connexion, elle, dit sur quel axe du dossier le ranger. Si un mapping actif transmet un code projet alors que la connexion n'a pas d'axe, l'onglet l'annonce (« Vos codes projet partent sans analytique. ») : les écritures partent, sans leur projet. Le bouton « Choisir l'axe du dossier » ouvre la connexion à l'étape « Dossier » pour le régler.
Prochaine étape
Vérifiez vos mappings sur des documents réels, puis suivez ce qui part chez le cabinet.