Suivi comptable
Les trois onglets de travail du module Comptabilité : suivre ce qui part, vérifier avant d'envoyer, envoyer le passé. Ils apparaissent une fois une première connexion créée.
Supervision
L'onglet « Supervision » est l'écran du quotidien : il liste chaque document mis en file pour le cabinet, avec son « Statut », le « Document », la « Date d'écriture », l'« Écriture transmise », le « Total », « Ce qui bloque » et qui l'a « Demandé par ». Des compteurs résument la file, par statut et par famille d'erreur.
Les filtres :
- « Connexion » (ou « Toutes les connexions ») ;
- « Date d'écriture » et « Mise en file », chacune par une date de début et de fin ;
- « Statut » et « Famille d'erreur » ;
- « Écart avec la comptabilité » : « Désynchronisées » ou « Sans écart » ;
- « Type d'écriture ».
Cliquez sur une ligne pour ouvrir son détail : références (« Référence Miel », « Référence chez le cabinet »), origine (« Automatique » ou « Reprise explicite »), « Ce qui est parti chez le cabinet », l'état des pièces justificatives (« Jointe », « En attente » ou « Échec ») et les tentatives.
Statuts et familles d'erreur
| Statut | Signification |
|---|---|
| « En attente » | Mis en file, part à la prochaine passe |
| « En cours » | En cours d'envoi |
| « Envoyé » | L'écriture et ses pièces sont chez le cabinet |
| « Envoyé sans pièce » | L'écriture est chez le cabinet, une pièce justificative au moins n'y est pas |
| « En erreur » | L'envoi a échoué ; la colonne « Ce qui bloque » dit pourquoi et quoi faire |
| « Traité à la main » | Ligne close par « Marquer comme traitée » : Miel ne la renverra pas |
Une erreur appartient à une famille, qui dit qui doit agir :
- « Technique, réessai automatique » : Miel réessaie de lui-même ;
- « Métier, correction attendue » : un compte inconnu, un tiers sans code auxiliaire, un montant manquant… Corrigez le document, le mapping ou le dossier du cabinet, puis rejouez la ligne ;
- « Authentification, flux bloqué » : le logiciel refuse l'accès ; plus rien ne part sur cette connexion. Le plus souvent la clé a expiré ou a été révoquée : saisissez-en une nouvelle par « Modifier » dans l'onglet « Connexions ». Si « Ce qui bloque » désigne un incident côté Miel, la clé n'y est pour rien : contactez le support.
Reprendre une ligne
Depuis le détail d'une ligne, « Ouvrir le document » ouvre sa fiche. Les gestes suivants demandent la permission « Envoyer des écritures en comptabilité » :
- « Rejouer cette ligne » : la renvoie, une fois la cause corrigée ;
- « Rejouer en … » : renvoie le document sous un autre type d'écriture qu'un mapping décrit, quand la ligne en erreur n'est pas encore partie ;
- « Reprendre les pièces » : relit les pièces du document et envoie celles qui manquent, sans jamais renvoyer l'écriture ;
- « Marquer comme traitée » : quand l'écriture est chez le cabinet sans son complément et que c'est réglé chez lui ; la ligne est close ;
Pour rejouer plusieurs lignes à la fois, cochez-les puis cliquez sur « Rejouer la sélection » (200 lignes au plus) ; « Rafraîchir » relit la file.
Écarts avec la comptabilité
Un document modifié ou supprimé après son envoi ne correspond plus à l'écriture du cabinet : Miel ne la corrige pas, il marque la ligne comme désynchronisée (compteur « Désynchronisées »). Une fois l'écart régularisé chez le cabinet, cliquez sur « Marquer comme régularisé » ; une nouvelle modification du document le signalera à nouveau.
Prévisualisation
L'onglet « Prévisualisation » montre l'écriture qu'un mapping produirait pour des documents réels, sans rien envoyer. Choisissez la « Connexion comptable », le « Type d'écriture », puis les « Documents à prévisualiser » (20 au plus : la prévisualisation sert à vérifier une configuration, pas à traiter un stock), et cliquez sur « Prévisualiser ».
Pour chaque document, l'écran affiche :
- l'écriture, ligne par ligne (« Compte », « Auxiliaire », « Libellé », « Débit », « Crédit »), chaque ligne étant de nature « Tiers », « Contrepartie » ou « TVA », et si elle est « Équilibrée » ;
- pour chaque valeur, d'où elle vient (« Constante du mapping », « Correspondance du mapping », « Lu sur le document », « Calculé par formule », « Hérité de l'établissement » ou « Règle comptable ») et la règle appliquée ;
- ce qui empêcherait l'envoi, avec la correction à faire.
Le bouton « Prévisualiser » de la liste des mappings ouvre cet onglet sur le mapping choisi.
Reprise
L'onglet « Reprise » est le seul chemin pour envoyer des documents antérieurs au « Début de reprise » de la connexion. Choisissez la « Connexion comptable » et le « Type d'écriture », puis désignez les documents :
- « Plage de dates » : par « Date d'écriture », de début et de fin ; laissées vides, les deux bornes prennent tout l'historique ;
- « Documents choisis » : une sélection de documents (« Documents à mettre en file »), quand un seul type de document porte ce type d'écriture ; sinon, l'écran vous demande de désigner une période.
« Lancer la reprise » n'envoie encore rien : Miel annonce d'abord le nombre de documents qui seront mis en file, ceux déjà en file et le plafond d'une reprise. Confirmez par « Confirmer la reprise » ; les documents partent ensuite comme les autres, et se suivent dans la supervision avec l'origine « Reprise explicite ».
Prochaine étape
Votre comptabilité est branchée. Le module suivant du menu : les ressources humaines.