Automatisations d'objet

Introduction

Une automatisation d'objet suit un schéma simple : Quand un événement se produit, Si une condition est remplie, Alors exécuter une ou plusieurs actions.

Par exemple : Quand une facture est validée, si le montant dépasse 10 000 EUR, alors assigner automatiquement le directeur financier.

Elles se créent dans l'écran Automatisations de la Configuration, onglet Objet, avec l'assistant « Nouvelle automatisation » en cinq étapes : Cible, Déclencheur, Condition (optionnelle), Actions et Récapitulatif.

L'assistant

Le bouton « Créer » de l'onglet Objet ouvre l'assistant « Nouvelle automatisation », en cinq étapes. Chaque étape pose une question ; « Continuer » passe à la suivante, « Précédent » revient en arrière.

Caractéristiques d'une automatisation

Le message affiché lorsqu'une opération est bloquée se saisit dans l'action « Bloquer l'action » (champ « Message d'erreur »), pas sur l'automatisation elle-même.

Déclencheurs

Les déclencheurs déterminent quand l'automatisation s'active. Une même automatisation peut réagir à plusieurs événements ; au-delà de trois, l'assistant vous avertit qu'elle sera très large.

Condition

La condition est une expression évaluée avant l'exécution des actions. Par défaut, « Cette automatisation s'applique à chaque fois » ; avec « Ajouter une condition », les actions ne s'exécutent que si l'expression est vraie.

Le mode assisté compose la condition en trois choix : « Champ », « Condition », « Valeur » (« Valeurs » quand l'opérateur en accepte plusieurs). Les conditions proposées dépendent du type du champ : « est égal à », « est différent de », « est supérieur à », « est inférieur à » (« est après le », « est avant le » pour une date), « contient », « ne contient pas », « est l'une des valeurs », « n'est aucune des valeurs », « est renseigné », « n'est pas renseigné »… Pour une condition plus élaborée, « Ouvrir l'éditeur de formule » et écrivez l'expression vous-même. Exemple : ne traiter que les factures client au statut « Réglée » dont la date de règlement n'est pas renseignée :

clientInvoice.status === "sold" && !clientInvoice.paymentDate.exists()

Vous combinez plusieurs tests avec les opérateurs logiques && (et) et || (ou) :

order.status === "validated" && order.remainingAmountToInvoice === 0

Actions disponibles

Les actions définissent ce qui se passe quand l'automatisation est déclenchée. Vous pouvez combiner plusieurs actions dans une même automatisation. L'étape Actions les présente par famille, dans l'ordre ci-dessous ; chaque action choisie affiche ensuite ses réglages.

Notifications

Modification

Assignation

Étiquettes

Verrouillage

Archivage

Gestion des objets

Export

Comptabilité

Blocage

Permissions

Envoyer une notification

• « Titre de la notification » et « Message » : le texte reçu.
• « Canaux de notification » : « Notification interne » (dans Miel) et « E-mail », l'un, l'autre ou les deux.
• « Destinataire » : « Utilisateur assigné », « Créateur de l'objet » ou « Utilisateurs ou groupes spécifiques » ; ce dernier choix ouvre le champ « Destinataires », où vous sélectionnez des utilisateurs et des groupes.

Le message accepte des variables, proposées sous le champ (« Variables disponibles dans le message ») :{{objectName}}, {{status}},{{objectType}} et {{triggerUser}}. Exemple : « L'objet {{objectName}} a changé de statut vers {{status}}. »

Envoyer en comptabilité

L'action demande un « Type d'événement comptable » : « Facture de vente », « Avoir de vente », « Facture d'achat », « Avoir d'achat », « Note de frais » ou « Dépense carte bancaire ». L'envoi passe par la connexion comptable et les mappings réglés dans l'écran Comptabilité de la Configuration (logiciels proposés selon votre offre) : voir Comptabilité etMappings comptables. Sur la fiche d'un document couvert, le même envoi se fait à la main par le bouton « Envoyer en comptabilité ».

Modifier les permissions

L'action présente dix droits : « Lecture », « Modification », « Suppression », « Statut », « Priorité », « Assignation », « Étiquettes », « Export », « Notes des autres » et « Tâches des autres ». Pour chacun, sélectionnez les utilisateurs et groupes concernés ; laissez vides ceux que vous ne souhaitez pas modifier. Leur effet est détaillé dans la pagePermissions.

Fonctionnement

Voici comment une automatisation d'objet est exécutée, étape par étape :

1. Un événement se produit sur un objet (création, mise à jour, changement de statut...)
2. Toutes les automatisations actives associées à ce type d'objet et cet événement sont évaluées
3. Si la condition est remplie (ou absente), les actions sont exécutées dans l'ordre
4. L'action « Bloquer l'action », si présente, interrompt l'opération et affiche le message d'erreur

Exemples concrets

clientInvoice.status === "sold" && !clientInvoice.paymentDate.exists()

!project.usersAssigned.exists()

order.status === "validated" && order.remainingAmountToInvoice === 0

Prochaine étape

Découvrez maintenant comment rendre vos formulaires de saisie dynamiques et intelligents avec les automatisations de formulaire.